Aplicação do A3 Thinking como ferramenta de gestão: diagnóstico de uma unidade de contratações universitária

Resumo

Este artigo tem como objetivo relatar a aplicação da metodologia A3 Thinking para diagnosticar e propor melhorias às ineficiências no fluxo processual da Secretaria de Planejamento de Contratações da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul. Por meio de uma abordagem combinada de pesquisa-ação, análise quantitativa de dados e revisão bibliográfica, o estudo identificou uma média de seis erros por processo, com destaque para falhas recorrentes nos artefatos da fase de planejamento, como termos de referência, estudos técnicos preliminares e pesquisas de preços. As causas-raiz dessas ineficiências foram mapeadas e relacionadas a fatores como sobrecarga de trabalho, escassez de capital intelectual especializado e falta de capacitação dos servidores. A partir de um brainstorming com a equipe gestora, foi proposta como contramedida a implantação de um checklist prévio, a ser utilizado pelas unidades demandantes antes do envio dos processos à Secretaria de Planejamento de Contratações. Essa ferramenta visa reduzir em 30% os erros identificados, mitigando retrabalhos e acelerando o fluxo licitatório. Os resultados demonstram que o A3 Thinking é uma metodologia eficaz para a gestão pública, permitindo a otimização de processos mesmo em cenários de recursos limitados. Além disso, o estudo evidencia o potencial de replicação dessa abordagem em outros órgãos públicos, contribuindo para a melhoria contínua, a governança estratégica e a eficiência nas contratações institucionais. Conclui-se que a adoção de ferramentas enxutas, aliada ao alinhamento entre unidades, pode elevar a qualidade do planejamento e reduzir custos operacionais, fortalecendo a gestão pública baseada em resultados.