A process management benchmarking model for higher education institutions

Authors

DOI:

https://doi.org/10.5902/1983465969818

Keywords:

PROMSORT, Delphi technique, Multi-criteria Decision Aid (MCDA), Participatory approach, Public administration

Abstract

Purpose: This research presents a multicriteria benchmarking participatory model able to classify Federal Higher Education Institutions (FHEIs) into three levels of process management maturity.

Design/methodology/approach: The research was conducted into three stages: (i) assessment model development using the Delphi technique, (ii) data collection through a self-assessment process, and (iii) classification of the FHEIs using PROMSORT.

Findings: The results showed that, regardless of the adoption of an optimistic or pessimistic perspective, most FHEIs (51.6% in the optimistic perspective and 54.8% in the pessimistic one) were classified as regular. It is also noteworthy that approximately 80% of the research participating FHEIs maintained their classifications in the sensitivity analysis. Among the six alternatives that presented classification variations, only three varied significantly, confirming the results obtained stability.

Research limitations/implications: The use of a participatory approach promotes a consistent benchmark in terms of indicators and metrics to measure performances.

Practical implications: PROMSORT provided flexibility to the model, since it is possible to modify the parameters and thresholds in order to adjust the model strictness.

Originality/value: The development of a model through which the Federal Higher Education Institutions (FHEIs) can be continually evaluate their process management maturity level.

Downloads

Download data is not yet available.

Author Biographies

Matheus de Melo Mendonça, Universidade Federal Rural do Semi-Árido, Mossoró, RN

Holds a Bachelor’s degree in industrial engineering from Universidade Federal Rural do Semi-Árido (UFERSA)

Breno Barros Telles do Carmo, Universidade Federal do Ceará, Fortaleza, CE

Professor of Industrial Engineering Department of Federal University of Ceará (UFC), Brazil. Professor of Cognition, Technology and Institutions (PPGCTI) and Business Administration (PPGA) master programs and Development and Environment (PRODEMA) Doctoral program. Head of Healthcare Operations Management research group (GOSS). Consultant for evaluation of undergraduate courses (INEP/MEC), Brazil. Consultant for accreditation of engineering courses of the Red de Agencias Nacionales de Acreditación - RANA, Member of SLCAlliance for revisions of SLCA Guidelines (UNEP). Bachelor in Industrial Engineering from Federal University of Ceará (UFC), with a stage at Porto University (UP), Portugal, (2003-2007), supported by UP scholarship. Master degree in Transportation Engineering from Federal University of Ceará (2008-2009), supported by Capes scholarship. Ph.D in Industrial Engineering (Department of Mathematics and Industrial Engineering) from École Polytechnique de Montréal (2013-2017), Université de Montréal, Canada, supported by Capes scholarship, with a stage at Université Libre de Bruxelles (ULB), Belgium. The research themes are focused on sustainability, life cycle assessment, decision-making, healthcare operations, transportation and engineering education.

José Eric da Silva Queiroz, Universidade Federal Rural do Semi-Árido, Mossoró, RN

Doutorando em Desenvolvimento e Meio Ambiente (PRODEMA) da UFERSA. Possui mestrado em Ambiente, Tecnologia e Sociedade pela UFERSA. É graduado em Engenharia de Produção, com láurea acadêmica, pela UNP. É servidor técnico administrativo do IFRN. Atualmente é Coordenador de Finanças e Contratos do IFRN. Participante do grupo de pesquisa em Avaliação Social do Ciclo de Vida dos produtos, e do grupo de Gestão de Operações em Sistemas de Saúde da UFERSA.

Lívia Rodrigues Barreto, Universidade Federal do Ceará, Fortaleza, CE

Servidora efetiva com cargo de Engenheira de Produção na Universidade Federal do Ceará (UFC). Mestre em Administração pela Universidade Federal Rural do Semi-Árido - UFERSA (2020 - 2021). Possui graduação em Engenharia de Produção Mecânica pela Universidade Federal do Ceará (2009 - 2014), com período sanduíche na École Nationale Supérieure des Arts et Métiers (ENSAM - Paristech, Paris, França), com bolsa da CAPES. Atuação em Governança, Planejamento Institucional, Gestão de Processos e Gestão de Riscos, com atividades de modelagem BPMN, mapeamento de processos no Bizagi Modeler, experiência na elaboração de Plano de Desenvolvimento Institucional e Plano de Gerenciamento de Riscos, e na operacionalização da identificação e tratamento dos riscos.

References

Aganette, E. C., Maculan, B. C. M. dos S., & Lima, G. Â. de. (2018). BPM acadêmico: mapeamento de processos e de fluxos informacionais na ECI/UFMG. Pesquisa Brasileira Em Ciência Da Informação e Biblioteconomia, 13(1). https://doi.org/10.22478/ufpb.1981-0695.2018v13n1.39607

Albertin, M. R., Kohl, H., & Elias, S. J. B. (2015). Manual do Benchmarking: Um guia para implantação bem-sucedida (I. U. da U. F. do C. (UFC) (ed.)).

Andrade, E., Rasoto, V. I., & Carvalho, H. A. de. (2018). Gerenciamento de processos nas Instituições Federais de ensino superior Brasileiras. Revista Brasileira de Planejamento e Desenvolvimento, 7(2), 171. https://doi.org/10.3895/rbpd.v7n2.5706

Araz, C., & Ozkarahan, I. (2007). Supplier evaluation and management system for strategic sourcing based on a new multicriteria sorting procedure. International Journal of Production Economics, 106(2), 585–606. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2006.08.008

Barbalho, S. C. M., Nitzsche, M. C. M., & Dantas, A. S. (2017). Process Improvement on Public Administration: an Action. Revista Produção Online, 17, 406–439.

Barreto, L. R., Vasconcelos, G. M. R. De, & Marques, A. B. (2019). Aplicação da Gestão de Processos em uma Instituição Federal de Ensino Superior : o caso da Divisão de Orçamento da UFERSA. Anais IV EEP - Encontro dos Escritórios de Processos.

Behzadian, M., Kazemzadeh, R. B., Albadvi, A., & Aghdasi, M. (2010). PROMETHEE: A comprehensive literature review on methodologies and applications. European Journal of Operational Research, 200(1), 198–215. https://doi.org/10.1016/j.ejor.2009.01.021

Branco, G. M. (2016). Proposta de framework para construção da arquitetura de processos: o caso de uma Instituição Federal de Ensino Superior.

Brans, J.-P., & Mareschal, B. (2005). PROMETHEE methods. In: Multiple criteria decision analysis: state of the art surveys. Springer, New York, NY, 163–186. https://doi.org/10.1007/978-1-4939-3094-4_6

Brasil. Ministério da Fazenda. Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão. (2011). Guia de Gestão de Processos de Governo - Áreas de integração para governo eletrônico arquitetura e-ping de interoperabilidade. 93.

Bührig, J., Schoorman, T., & Kanckstedt, R. (2018). Business Process Management in German Institutions of Higher Education: The Case of Jade University of Applied Science. Business Process Management Cases, Management for Professionals. https://doi.org/10.1007/978-3-319-58307-5_31

Camp, R. C. (1994). Benchmarking. Carl Hanser Verlag.

Carmo, B. B. T., Barros Neto, J. F., Dutra, N. G. S. (2011). Análise do impacto nos custos de transporte de um modelo de seleção de fornecedores baseado em variáveis socioambientais e de competitividade. Production, v. 21, n. 3. https://doi.org/10.1590/S0103-65132011005000013.

Carmo, B. B. T. do, Margni, M., & Baptiste, P. (2020). Ranking product systems based on uncertain life cycle sustainability assessment: a stochastic multiple criteria decision analysis approach. Revista De Administração Da UFSM, 13(4), 850–874. https://doi.org/10.5902/1983465955294

Carvalho, K. A. de, & Sousa, J. C. (2017). Gestão por Processos: Novo Modelo de Gestão para as Instituições Públicas de Ensino Superior. Revista Administração Em Diálogo - RAD, 19(2), 1. https://doi.org/10.20946/rad.v19i2.25298

Costa, M. T. P., & Moreira, E. A. (2018). Gestão e mapeamento de processos nas instituições públicas: um estudo de caso em uma Universidade Federal. Revista Gestão Universitária Na América Latina - GUAL, 162–183. https://doi.org/10.5007/1983-4535.2018v11n1p162

Dantas, A. S., Queiroz, F. C., Queiroz, B. P., & Viegas, J. (2009). Gestão De Processos E Avaliação De Desempenho No Setor Público Brasileiro: Um Estudo De Caso Em Uma Instituição De Ensino Superior Pública. 1–15.

do Carmo, B.B.T., de Oliveira Castro, G., Gonçalo, T.E.E., Ugaya, C.M.L. (2021). Participatory approach for pertinent impact subcategory identification: Local community. Int J Life Cycle Assess 26, 950–962. https://doi.org/10.1007/s11367-021-01892-3

Fettke, P., Zwicker, J., & Loos, P. (2015). Business Process Maturity in Public Administrations. In Handbook on Business Process Management 2: Strategic Alignment, Governance, People and Culture, Second Edition. https://doi.org/10.1007/978-3-642-45103-4_6

Figueiredo, F. S. de, Honório, A., Lima, S. da S. M. de, & Papa, R. G. valente. (2017). A trajetória do surgimento da área de processos: o estudo da implantação do escritório de processos em uma Instituição Federal de Ensino Superior. XI Workshop de Tecnologia Da Informação e Comunicação Das Instituições Federais de Ensino Superior, 1.

Gonçalo, T. E. E., & Alencar, L. H. (2014). A supplier selection model based on classifying its strategic impact for a company’s business results. Pesquisa Operacional, 34(2), 347–369. https://doi.org/10.1590/0101-7438.2014.034.02.0347

Hrabala, M., Opletalova, M., & Tučekc, D. (2017). Bussiness Process Management in Czech Higer Educatinon. Journal of Applied Enginerring Science, 411, 35-44. https://doi.org/10.5937/jaes15-12171

Lorena, A. L. F. de. (2015). A Contribuição Estratégica da Ouvidoria Pública para a Gestão de Processos de Negócios nas IFES. XV Colóquio Internacional de Gestão Universitária - CIGU, Desafios Da Gestão Universitária No Século XXI, 1–12.

Matos, C. L. B., Forte, S. H. A. C., & Forte, S. A. B. (2020). Organizational assessment methodology of corporate universities. Rev. Adm. UFSM, 13, 709-727. https://doi.org/10.5902/1983465932836

Mückenberger, E., Togashi, G. B., de Pádua, S. I. D., & Miura, I. K. (2013). Process management applied to the establishment of international bilateral agreements in a brazilian public institution of high education. Producao, 23(3), 637–651. https://doi.org/10.1590/S0103-65132012005000076

Oliveira, J. de S. P. de, Costa, M. M., Wille, M. F. de C., & Marchiori, P. Z. (2008). Introdução ao Método Delphi.

Olson, D. L. (1996). Decision Aids for Selection Problems.

Paiva, M. B. M., Barbosa Feitosa, P. P., De Aquino Cabral, A. C., & Dos Santos, S. M. (2017). Barreiras e facilitadores na gestão de processos de trabalho em instituição federal de ensino superior. Revista Gestão Universitária Na América Latina - GUAL, 47–71. https://doi.org/10.5007/1983-4535.2017v10n4p47

Santos, A. C. (2001). O uso do método Delphi na criação de um modelo de competências. Revista de Administração, 36(2), 25–32.

Santos, H. M., Santana, A. F., & Alves, C. F. (2012). Análise De Fatores Críticos De Sucesso Da Gestão De Processos De Negócio Em Organizações Públicas. Revista Eletrônica de Sistemas de Informação, 11(01). https://doi.org/10.5329/resi.2012.1101003

Sujanawati, R. P., ER, M., & Wibowo, R. P. (2021). Analysis of business process management (BPM) effects on data and information quality improvement at higher education institutions: a literature study. IPTEK The Journal of Technology and Science, 31(3). https://doi.org/10.12962/j20882033.v31i3.6260

Szelągowski, M., & Berniak‑Woźny, J. (2022). How to improve the assessment of BPM maturity in the era of digital transformation. Information Systems and e-Business Management, 171-198. https://doi.org/10.1007/s10257-021-00549-w

Taskymbayeva, L. A., Shaikh, A. A., & Salimbayeva, R. A. (2022). Application of business process management methods in higher education institutes. Central Asian Economic Review, (3), 45-55. https://doi.org/10.52821/2789-4401-2022-3-45-55

Downloads

Published

2023-03-29

How to Cite

Mendonça, M. de M., Carmo, B. B. T. do, Queiroz, J. E. da S., & Barreto, L. R. (2023). A process management benchmarking model for higher education institutions. Revista De Administração Da UFSM, 16(1), e4. https://doi.org/10.5902/1983465969818

Issue

Vol. 16 No. 1 (2023): Jan-Mar

Section

Articles

License

Copyright (c) 2023 Revista de Administração da UFSM

Creative Commons License

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.

Authors of articles published by ReA/UFSM retain the copyright of their works, licensing them under the Creative Commons (CC-BY 4.0), which allows articles to be reused and distributed without restriction, provided that the original work is properly cited.